Aktualności

Koszty uzyskania przychodów. O czym pamietać?

Za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie są to koszty wymienione w ustawie (art. 16 ust.1 updop oraz art. 23 ust.1 updof).

Aby dany wydatek był zaliczony jako koszt uzyskania przychodów muszą być spełnione następujące przesłanki:

• Wydatek został poniesiony przez podatnika, który dokonuje odliczenia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• Wydatek ma charakter definitywny,
• Wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• Wydatek musi być w odpowiedni sposób udokumentowany.

Wydatek został poniesiony przez podatnika, który dokonuje odliczenia

Wydatek musi być poniesiony przez osobę, firmę, która dokonuje odliczenia poprzez pomniejszenie podstawy opodatkowania.

Wydatek ma charakter definitywny

Wydatek musi mieć charakter definitywny, nie może podlegać zwrotowi czy jakiejkolwiek refundacji. W przypadku otrzymania refundacji trzeba dokonać odpowiedniej korekty kosztów.

Wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów

Czyli poniesiony wydatek może mieć bezpośredni charakter z osiąganymi przychodami lub charakter pośredni, czyli taki który gwarantuje prawidłowe funkcjonowanie firmy, działalności.

Ważne
To podatnik musi ocenić czy dany wydatek jest racjonalny i określić jego celowość poniesienia z prowadzoną działalnością gospodarczą. Trzeba udowodnić racjonalność przesłanki na to, że poniesione wydatki powinny zaowocować osiągnięciem przychodów.
Nie osiągnięcie przychodów nie pozbawia podatnika prawa do uznania wydatku za koszt podatkowy.

Wydatek musi być w odpowiedni sposób udokumentowany

Do udokumentowania poniesionego wydatku służą dowody.

Dowody można podzielić na:

• Dowody źródłowe zewnętrzne : Faktury i rachunki
• Dowody źródłowe wewnętrzne: np. listy płac, amortyzacja
• Dowody własne wewnętrzne – dowody zastępcze sporządzane za zgodą kierownika jednostki w przypadku braku możliwości pozyskania zewnętrznych obcych dowodów księgowych.

 

 Dodatkowo zgodnie z art. 180 § 1 ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Natomiast w postępowaniu podatkowym zgodnie z art. 181 ordynacji podatkowej, dowodami mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin oraz inne dokumenty zebrane w toku czynności sprawdzających.

Ważne
Faktura (rachunek) nie zawsze będzie dowodem, który jest obiektywnie wystarczający do tego, aby wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Niestety samo posiadanie faktury często nie wystarczy do tego aby uniknąć sporu z Urzędem Skarbowym. Problem dotyczy najczęściej usług niematerialnych, takich jak: usługi doradcze, prawnicze, reklamowe, marketingowe, remontowe, itp.) Bardzo ciężko jest stwierdzić czy dana usługa była wykonana i w takich sama faktura może nie wystarczyć. Usługi niematerialne powinny być dokumentowane dodatkowymi dowodami potwierdzającymi przez kogo i kiedy zostały wykonane. Potrzebne są dokumenty potwierdzające faktyczne wykonanie usługi. Przykładem na to są wyroki NSA z 5 lipca 2012 r (II FSK 2597/10) i z 19 kwietnia 2017 r. (II FSK 751/15)

W wyroku z dnia 22 listopada 2018 NSA (I FSK 2017/16) stwierdziło również, że samo zawarcie umowy, wystawienie faktury i dokonanie zapłaty (...) nie dowodzi jeszcze czy dana usługa została wykonana. (...) gdy skarżący nie posiada żadnych materialnych dowodów potwierdzających wykonanie usług niematerialnych, których dotyczyła zakwestionowana faktura. Brak w dokumentacji skarżącego i jego kontrahenta śladów materialnych potwierdzających wykonanie przedmiotowych usług, uzasadnia wniosek, że usługi te nie zostały wykonane przez wystawcę spornej faktury.

Są też korzystne wyroki dla podatników np. wyrok WSA w Gliwicach (I SA/Gl 448/19), w którym wyjaśniono, że nie ma podstaw, aby organ podatkowy domagał się od podatnika posiadania materialnych dowodów potwierdzających wykonanie usług niematerialnych: zdjęć, wizualizacji, opracowania planów marketingowych i innych szczegółowych dowodów realizacji zlecenia odpowiadającego szczegółowym postanowieniom umów. Są to jednak wyjątki potwierdzające regułę.

 

 

Ważne
To na podatniku ciąży obowiązek prawidłowego udokumentowania poniesionych kosztów.

 

 

 

Dlatego też, bardzo ważną rzeczą jest prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków a w szczególności usług niematerialnych, np. posiadanie opinii prawnej wraz z potwierdzeniem przelewu będzie lepszym dowodem nie budzącym wątpliwości Urzędu Skarbowego, niż sama faktura nie posiadająca dowodu jej wykonania. Takich przykładów jest dość dużo, np. usługi marketingowe czy reklamowe – warto posiadać dodatkowe dokumenty potwierdzające co, gdzie i jak było reklamowane, co obejmowały działania marketingowe, przy usługach remontowych dobrze jest również zadbać o różnego rodzaju protokoły odbioru, kosztorysy wykonanych prac itp.

Przykładami dodatkowych dokumentów w zależności od rodzaju usługi niematerialnej mogą być:

• umowy z wykonawcą danej usługi zawierające ustalenia w zakresu usługi,
• potwierdzenie zapłaty za wykonaną usługę,
• korespondencja handlowa (elektroniczna lub papierowa),
• pisma w zakresie realizacji zlecenia – podpisane przez obie strony,
• załączniki do faktur z wyszczególnieniem czynności wykonanych w ramach tej usługi wraz ze wskazaniem ilości godzin (specyfikacja usług),
• analiza wykonanych czynności i przedstawienie ewentualnych wniosków, w tym pisemne ekspertyzy sporządzone przez uprawnione osoby,
• notatki służbowe lub protokoły ze spotkań z wykonawcą usługi niematerialnej (zawierające listę obecności podczas tych spotkań),
• broszury, foldery, banery, materiały reklamowe, dokumentacja zdjęciowa, wycinki prasowe, wizualizacja, opracowania np. planów marketingowych.

Żródło:
www.gofin.pl
Wolters Kluwer