Faktura korygująca czy nota korygująca?
Bardzo często w obrocie gospodarczym dochodzi do sytuacji gdy dokument sprzedaży w postaci faktury zawiera błąd.
W jaki sposób go naprawić? Postaramy się wyjaśnić w niniejszym opracowaniu.
Na początek wyjaśnimy jakie elementy muszą zawierać dokumenty, o których będziemy mówić.
Faktura
Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
Stosownie do treści art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem;
- w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
– wyrazy „metoda kasowa”; - w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
- w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”; (….)
Faktura korygująca
Faktura korygująca stosownie do art. 106j ust. 2 ustawy, powinna zawierać:
- wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,
b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą; - przyczynę korekty;
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
- w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.
Natomiast w ust 3 możemy przeczytać, że w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca, o której mowa w ust. 2:
- powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka;
- może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.
Kiedy wystawiamy fakturę korygującą
Art. 106j. 1. W przypadku gdy po wystawieniu faktury:
- udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
- udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
- podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
Nota korygująca
W art. 106k. ust 3 ustawa podaje jakie informacje powinna zawierać nota korygująca:
- wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";
- numer kolejny i datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Kiedy wystawiamy Notę korygującą
Ważne
Notę korygująca wystawia nabywca towaru lub usługi
Zgodnie z art. 106k ust. 1 nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Inaczej mówiąc, nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą błędy w pozycjach:
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem;
musi zwrócić się o wystawienie faktury korygującej.
Reasumując powyższe regulacje, fakturę korygująca wystawia się w przypadku stwierdzenia błędów w pozycjach faktury, wystawca faktury wystawia fakturę korygującą w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.
Natomiast noty korygujące mogą zostać wystawione przez nabywcę towaru lub usługi, w przypadku, gdy otrzymał on fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi (z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy).
Przykłady
Zmiana terminu płatności faktury.
Jeżeli po wystawieniu faktury sprzedawca chce zmienić termin płatności to nie może wystawić faktury korygującej. Nabywca wystawia notę korygującą.
Interpretacja indywidualna z dnia 09/10/2019 0114-KDIP1-1.4012.440.2019.1.KBR.
(… Wnioskodawca jako wystawca faktury nie może dokonać zmiany terminu płatności poprzez wystawienie faktury korygującej, gdyż przepisy art. 106j ustawy o VAT nie przewidują takiej możliwości. Wskazany przepis art. 106j ust. 1 ustawy o VAT zawiera zamknięty katalog przypadków dopuszczających wystawienie faktury korygującej i w przepisie tym nie wymieniono terminu płatności, jako danej podlegającej korekcie w drodze faktury korygującej. Wyjaśnić należy, że sformułowanie w pkt 5 cyt. przepisu „(…) jakiejkolwiek pozycji faktury” nie wprowadza pełnej dowolności elementów które mogą zostać skorygowane poprzez wystawienie faktury korygującej, a ograniczony jest katalogiem obligatoryjnych pozycji jakie powinna zawierać faktura, wskazanych w art. 106k ust. 1 ustawy o VAT i do nich się zawęża.
W sytuacji gdy Wnioskodawca wystawił fakturę dokumentującą sprzedaż i po jej wystawieniu nastąpiła zmiana terminu płatności kwoty należnej z tytułu dostawy towaru/świadczenia usługi, nabywca może wystawić fakturę zwaną notą korygującą a Wnioskodawca jako sprzedający dokonać jej akceptacji. Jak wskazano powyżej, uprawnienie do wystawienia not korygujących przysługuje nabywcy towaru/usługi i dotyczy ściśle określonych przypadków (innych niż wskazane w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy), wobec tego Wnioskodawca nie ma prawa w okolicznościach opisanych we wniosku do wystawienia not korygujących. …)
Brak na fakturze zapisu „metoda podzielonej płatności”
W przypadku, gdy wystawca faktury nie umieści dopisku „mechanizm podzielonej płatności” a jest do tego zobowiązany może poprawić swój błąd poprzez wystawienie faktury korygującej lub jeżeli nabywca pierwszy zauważy błąd też może go naprawić poprzez wystawienie noty korygującej.
Interpretacja indywidualna z dnia 18/02/2020 0112-KDIL1-2.4012.664.2019.2.PG
(… Jeżeli więc sprzedawca omyłkowo nie oznaczy faktury koniecznym dopiskiem, wówczas w interesie wystawcy faktury będzie poinformowanie nabywcy, że wystawił fakturę bez wymaganego oznaczenia, a także o obowiązku zapłaty przez nabywcę w mechanizmie podzielonej płatności. Informację tę sprzedawca może przekazać nabywcy w dowolnej formie i w dowolny sposób, nawet przed wystawieniem faktury korygującej.
Należy zaznaczyć, że sprzedawca tak czy inaczej ma obowiązek skorygowania faktury wystawionej wadliwie, czyli bez wymaganego oznaczenia. Fakturę może też poprawić nabywca notą korygującą. …)
Błędny nabywca na fakturze sprzedaży
Może się zdarzyć, że sprzedając towary nabywca podaje dane do faktury swoje dane osoby fizycznej, a następnie po jakimś czasie zwraca się z prośbą o wystawienie faktury na rzecz podmiotu gospodarczego. Jak w takim przypadku ma postąpić sprzedawca?
Powinien wystawić fakturę korygującą na dane nabywcy i w opisie podać jako przyczynę korekty „zmiana danych nabywcy”. Nie można w takim wypadku wystawić faktury korygującej do zera i wystawić na nowo nowej na prawidłowego nabywcę. Nabywca towarów może wystawić notę korygującą zmieniająca dane nabywcy, ale pod warunkiem, że to on jako osoba fizyczna dokonał zakupu pierwotnego, a nota zmienia swoje dane na dane prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
Interpretacja indywidualna z dnia 15/03/2018 0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO
(… Mając na uwadze przedstawiony stan prawny i opis sprawy należy stwierdzić, że w przypadku wystawienia faktury dokumentującej transakcję, która rzeczywiście miała miejsce lecz z błędnie wskazanym nabywcą, która została doręczona właściwemu nabywcy, należy skorygować błędnie wskazanego na fakturze nabywcę, a nie faktycznie dokonaną dostawę.
W związku z tym sprzedawca (Wnioskodawca) nie powinien wystawić faktury korygującej „do zera”, a jedynie fakturę korektę z właściwą nazwą kontrahenta.
Zatem błąd ten musi zostać skorygowany przez wystawienie przez sprzedawcę (Wnioskodawcę) faktury korygującej z prawidłową nazwą kontrahenta lub przez wystawienie przez nabywcę noty korygującej błędną nazwę. Oczywiście nabywca wystawia notę korygująca posiadając pełną wiedzę, że czynność została wykonana na jego rzecz i służy jego działalności opodatkowanej. …)
Brak potwierdzenia noty korygującej
Zgodnie z art. 106k ust. 2 wystawiona nota korygująca przez nabywcę wymaga akceptacji. Jeżeli zauważymy błąd na fakturze i wystawimy notę korygującą. Wystawioną notę przekazujemy do wystawcy faktury, ale ten nie odpowiada. Czy może my uznać, że nota korygująca poprawia błędną fakturę? Tak
Interpretacja indywidualna z dnia 13/04/2017 2461-IBPP4.4512.21.2017.1.LG
(… Brak odpowiedzi ze strony kontrahenta Wnioskodawcy, tj. brak wyrażenia sprzeciwu i brak zaakceptowania noty korygującej, oznacza dla Wnioskodawcy, że odbiorca noty korygującej przyjął ją do wiadomości i dokonał równocześnie jej akceptacji.
Mając na uwadze powyższe należy zatem uznać, że brak wyrażenia sprzeciwu i brak zaakceptowania noty korygującej przez kontrahenta Wnioskodawcy (tj. nieprzekazania wiadomości o sprzeciwie za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej, czy też za pośrednictwem telefonu, albo w jakikolwiek inny sposób) oznacza, że nota korygująca została zaakceptowana zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy. …)
Źródło:
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
Interpretacje indywidualne